تعالی سازمانی با سه پرسش قدرتمند (با نگاه کوچینگ)

اندیشکده طنین انتظار : تعالی سازمانی با سه پرسش قدرتمند (با نگاه کوچینگ) – زمانی که همیشه در حال پرسش درونی است در واقع یک سازمان راکد نیست، از دید بیرونی سازمانی است که همیشه نوآوری و خلاقیت دارد، وقتی در بازه زمانی طولانی مدت نگاه بیرونی به عملکرد سازمان داشته باشیم به نظر می رسد (سازمانی با قدرت پرسش درونی بالا)، همیشه سازمانی با برنامه بلند مدت و دقیق است (حتی اگر از دید درونی به وضوح برنامه های بلند مدت تعریف نشده باشد.)

نویسنده : مهران بهشتی

تعاریف

کوچینگ : “کوچینگ یک همکاری و مشارکت بین کوچ و مراجع است؛ که در طی آن، مراجع با استفاده از تفکر عمیق و خلاقیت خود، توانایی‌های شخصی و حرفه‌ای خود را افزایش می‌دهد” [i]

تعالی : از دید کوچینگ تعالی معنی مستقل ندارد، تعالی هر فرد یا سازمان بسته به همان مورد بررسی می شود، شاید تعالی یک سازمان استمرار در شرایط اقتصادی فعلی باشد، شاید تعالی یک سازمان افزایش سود و بهره وری تا میزان خاصی باشد، اینکه تعالی در هر سازمانی چگونه تعریف می شود با توجه به دید رهبری سازمان و شرایط و توانمندی های بالقوه یا بالفعل آن قابل بررسی است.

پرسش: پرسش در واقع ایجاد دسترسی است، وقتی شما پرسشی قدرتمند از خوب می پرسید در واقع به بخشی از ذهن خود دسترسی ایجاد کرده اید، اگر ایمان داشته باشیم ( باور ذاتی یک کوچ ) که جواب پرسش در ذهن ما هست، پرسیدن آن سوال توان ذهنی را در کشف لایه های جدید و وصل کردن داده های مستفل ذهنی جهت رسیدن به جواب به کار می گیرد. در واقع پرسش یک کنش فوق العاده جهت فعال کردن واکنش ذهن است.

پس وقتی از تعالی یک سازمان با ابزار پرسش قدرتمند صحبت به میان می آید، در واقع می خواهیم واکنش درونی و ذهنی یک سازمان را به کشف راهکارهای با ثبات تر و رو به جلو محک بزنیم، اینکه جواب سوالات تا چه حد همسو با هدف باشد به فرهنگ سازمانی در زمینه تعامل زیرساختی رهبری با پرسنل و همچنین تعریف درست جایگاه رهبری و تفکیک آن با مدیریت و … برمی گردد.

سازمانی که همیشه در حال پرسش درونی است در واقع یک سازمان راکد نیست، از دید بیرونی سازمانی است که همیشه نوآوری و خلاقیت دارد، وقتی در بازه زمانی طولانی مدت نگاه بیرونی به عملکرد سازمان داشته باشیم به نظر می رسد (سازمانی با قدرت پرسش درونی بالا)، همیشه سازمانی با برنامه بلند مدت و دقیق است (حتی اگر از دید درونی به وضوح برنامه های بلند مدت تعریف نشده باشد.)

در واقع این تصور بیرونی از سازمان به قدرت پرسش برمیگردد، پرسش در واقع قطعات پازل سازمان را به یکدیگر پیوند می دهد.

چه پرسشی بپرسیم ؟

سه پرسش قدرتمند برای تعالی یک سازمان قابل بررسی است.

پرسش اول :

چه می کنیم ؟ (What)

شاید در ذهن رهبری، مدیریت و پرسنل یک سازمان پاسخ این پرسش وجود داشته باشد، اما پرسیدن واضحتر و بررسی جامع آن در جلسه ای با دید کوچینگ می تواند تفاوت نظر رهبری و پرسنل را به وضوح نشان دهد، اینکه پرسنل با اینکه ما در چه مسیری هستیم با رهبری سازمان همسو باشند بسیار پارامتر مهمی در تعالی سازمانی است، اگر فرهنگ سازمانی اجازه اظهار نظر را در پرسنل تقویت نکرده باشد شاید این همسو بودن بصورت غیر واقعی از دید رهبری وجود داشته باشد، اما سازمانی که فرهنگ تعامل در آن نهادینه شده است همیشه با چالش تفاوت دیدگاه بین رهبری و مدیرت و پرسنل مواجه است و این چالش بسیار کمک کننده خواهد بود.

در جلسات دوره ای این سوال را مطرح کنید و اجازه دهید پرسنل از نگاه خود به آن پاسخ دهند.

” ما در حال انجام چه کاری هستیم ؟ “

پرسش دوم :

چگونه آنرا انجام می دهیم ؟ (How)

پاسخ این پرسش را حتی رهبری سازمان هم شاید به وضوح نداند !

این پرسش دو وجهه درون سازمانی و برون سازمانی دارد.

در وجهه درون سازمانی در واقع سازمان همیشه باید حال پرسیدن این سوالات باشد :

ما چگونه در حال انجام امور خود هستیم ؟ کارکنان در چه سطح رضایتی هستند ؟ رهبری چگونه سازمان خود را رصد می کند ؟ چگونه روند فعلی را بهبود بخشیم ؟ چگونه هزینه ها را کم کنیم ؟ چگونه بهره وری را افزایش دهیم ؟ چگونه محصول خود را عرضه کنیم ؟ چگونه تعامل با مشتری را بالا ببریم ؟ و…

برخی سازمان ها در پرسش اول قفل شده اند (what) و همیشه به صورت یکنواخت در حال انجام کارهای روتین قبلی هستند. اما سازمانی به سمت تعالی در حرکت است که پرسش دوم را هم مرتبا از خود بپرسد! این پرسش ها به مرور فرآیندها را بهبود می دهند، اصول اخلاقی را بهینه می کنند، فرهنگ سازمانی را به تعالی نزدیک می کند. بخش مهمی از این پرسش به شناخت مزیت رقابتی سازمان با رقبا کمک می کند.

” ما چگونه بین رقبا متمایز باشیم ؟ چگونه محصول یا خدمت خود را برای مشتری جذاب کنیم ؟ چگونه تغییر و بهبود در محصول یا خدمت ایجاد کنیم ؟ ”

شناخت مزیت رقابتی، به سازمان کمک میکند پاسخ های پرسش اول را نیز بهبود بخشد، اینکه ما در حال انجام چه کاری هستیم در واقع اگر با مزیت های ما نسبت به رقبا سنجیده شود می تواند به بهبود مستمر کمک شایانی داشته باشد.

*****************************

سایر نوشته های نویسنده مقاله

لزوم تغییر در کسب وکارها

*****************************

پرسش سوم :

چرا ؟ (Why)

بسیاری از سازمان ها می دانند چه کاری انجام می دهند و چگونه این کارها را انجام می دهند. یعنی پاسخ به what & how را می دانند. در واقع به ترتیب درصد بالاتری می دانند چه می کنند، سپس درصد کمتری می دانند که چگونه انجام می دهند و یا چگونه باید بهبود حاصل کنند ولی درصد اندکی می دانند چرا انجام می دهند ؟

سازمان های زیادی می دانند چه خدمت یا محصولی را عرضه می کنند (یک تولید کننده مواد غذایی می داند چه نوع محصولی را دارد عرضه می کند و چه ویژگی هائی دارد.) و سازمان هایی با درصد کمتری می دانند چگونه در حال پیشرفت هستند و مزیت رقابتی آنها چیست (مثلا تولید کننده مواد غذایی در تبلیغات اعلام می کنند که محصولات ما ارگانیک است).

اما سازمان های کمی هستند که از طریق پاسخ به چرا (why) در حال حرکت هستند.

کشف چرایی در واقع رسالت سازمان را بیان می کند، اینکه رهبری، پرسنل و مشتریان بدانند رسالت یک سازمان چیست، پاسخ به دو سوال قبلی را مرتبا به سمت بهبود تغییر میدهد .

پاسخ به این پرسش قدرتمند ماموریت و چشم انداز سازمان را شفاف می کند.

نمونه هایی از ماموریت و چشم انداز سازمان های معتبر جهانی :

TED

ماموریت: گسترش ایده ها

چشم انداز : ما با تمام وجود به قدرت ایده ها برای تغییر نگرشها، شیوه های زندگی، و در نهایت جهان باور داریم.

Amazon

ماموریت : نهایت تلاشمان را می کنیم که به مشتریانمان پایین ترین قیمت ممکن، بهترین حق انتخاب و حداکثر راحتی را ارایه دهیم.

چشم انداز : تبدیل شدن به مشتری مدارترین شرکت روی زمین، شرکتی که در آن مشتریان می توانند هر چیزی را که دلشان بخواهد به صورت آنلاین کشف و پیدا کنند و بخرند.

TESLA

ماموریت : تسریع فرآیند تحول جهانی به سمت انرژی پایدار

چشم انداز : ایجاد جذاب ترین و قانع کننده ترین شرکت خودرو سازی قرن بیست و یکم از طریق هدایت تحول جهانی به سمت خودرو های برقی

شما هم چرایی سازمان خود را کشف کرده اید ؟ چشم انداز و ماموریت خود را شفاف کرده اید ؟

حال به نظر شما به چه ترتیب باید به این سوالات پاسخ داد ؟

سازمان هایی که با تغییر محیط و شرایط بیرونی ورشکست شده و یا با موجی از مشکلات دست به گریبان می شوند، یا به این سوالات پاسخ نداده اند و یا اول به سوال چه کار می کنیم بدون در نظر گرفتن چرایی پاسخ داده اند !

فرض کنید شما پرسنل شرکت آمازون هستید. آیا اینکه چگونه کار خود را انجام می دهید (what) با شفاف شدن چشم انداز (why) “تبدیل شدن به مشتری مدارترین شرکت روی زمین” برای شما شفاف تر نیست ؟ آیا شما خودتان بهترین داور بر رفتار درون سازمانی خود بر اساس این چشم انداز نیستید ؟ آیا نمی دانید برای رشد درون سازمانی و رفتن به رتبه های بالاتر چگونه باید رفتار کنید ؟

فرض کنید شما مدیر میانی آمازون هستید. با دانستن چرایی سازمان (why) انتظارات خود ار پرسنل را راحتتر اندازه گیری نمی کنید ؟ آیا خودتان برای رشد درون سازمانی سردر گم هستید ؟

فرض کنید شما رهبر آمازون هستید … ( حالا چطور ؟ J )

در واقع پاسخ به why منشاء حرکت صحیح و پاسخ مناسب برای how است که شما را در مسیری قرار می دهد که پاسخ به what را همیشه در جیب خود دارید !